Comencemos con el presupuesto, este es un plan que contempla los ingresos y egresos proyectados, basado en los objetivos que se desean cumplir en un tiempo determinado. Te darás cuenta que elaborar un presupuesto no es tan difícil, solo requiere un poco de orden y disciplina.

Veamos el ejemplo de un presupuesto personal. Supongamos que este mes te depositarán 1’000.000(COP). Los recibos de agua, luz, teléfono y alquiler dan un total de 300.000(COP), además debemos tomar en cuenta que diario comprarás comida con por lo que puedes gastarte hasta 400.000(COP) mensuales, teniendo en cuenta estos gastos fijos del dinero que estás recibiendo dispondrás al final de de 300,000(COP) para ahorrar o invertir.

Teniendo en cuenta el ejemplo anterior podemos observar que elaborar un presupuesto para nuestra empresa es una tarea muy similar. A continuación compartiremos 3 pasos para determinar el presupuesto de la apertura o siguiente período de tu negocio.

La forma más práctica de hacer una proyección de ventas es evaluar el comportamiento de nuestras ventas en períodos pasados. Es como manejar un automóvil: tenemos los retrovisores que nos facilitan mirar hacia atrás, también tenemos el cuadro de instrumentos o tablero de a bordo que nos indica cómo estamos en este momento y disponemos del vidrio panorámico que nos ayuda a decidir para dónde y cómo queremos conducir. 

Con los resultados de años anteriores podemos iniciar un presupuesto para los períodos siguientes haciendo profundos análisis del mercado y de los comportamientos del negocio. En cambio, si lo que queremos es comenzar un negocio debemos calcular cuánto se espera vender de acuerdo a estudios de mercado y un contexto muy actualizados. Para lograr esto debemos plantear varios escenarios, algunos con muchas dificultades, otros con medianas ventas y otros con muy buenos rendimientos y así lograremos una correcta proyección.

Es indispensable tener amplio conocimiento del contexto general, así podemos revisar con un panorama muy claro, el costo de producción. Cualquier egreso de la materia prima que se convierta en producto terminado se considera costo de producción. Para aprender más acerca de este tema te invitamos a conocer nuestra Maestría de Negocios Cafeteros en donde ampliaremos este tema en la clase de costos.

En conclusión, si determinamos correctamente el costo de la producción de nuestro negocio podremos hacer una buena proyección del mismo.

En el estado de resultados vamos a registrar las ventas restando los costos de venta para obtener la utilidad bruta, luego restamos los gastos de venta, los gastos de administración y el resultado será la utilidad antes de impuestos, ¡suena algo enredado! ¿Verdad?.

Con el fin de facilitarles la vida hemos creado una plantilla en la podrán hacer su propio estado de resultados.

Ahora te explicaremos paso a paso el documento:

Comenzaremos por lo esencial, démosle un nombre a nuestro estado de resultados, a continuación de esto escribiremos el nombre de la empresa y número con el cual se identifica y finalmente debemos registrar la fecha de inicio y terminación de este estado de resultados (día/mes/año) para ser más precisos.

Ahora debemos empezar a llenar la tabla, para esto lo primero que registraremos es el total de las ventas y escribiremos el valor de lo que se esté o se haya vendido, después del total de las ventas le vamos a restar la devolución en ventas (producto en devolución) para obtener el primer resultado, las ventas brutas.

Luego de este primer paso vamos a registrar los costos de todo tipo, los cuales también se restarán de las ventas brutas, así obtendremos como resultado la utilidad bruta. Después a la utilidad bruta le restaremos los gastos operacionales de administración y de ventas que hacen parte del (CAC) y el resultado que obtendremos será la utilidad operacional.

Ya que tenemos la utilidad operacional debemos sumar otros ingresos (ingresos no operacionales), este se representa en todo el dinero que recibimos por un concepto al cual no nos dedicamos. Al sumar la utilidad operacional con otros ingresos obtendremos la utilidad antes de impuestos.

Seguido a tener la utilidad antes de impuestos vamos a proceder con la resta de los impuestos, estos van a reducir el valor de nuestra utilidad. Debemos registrar todos los impuestos que la empresa esté pagando, el resultado de esta operación nos dará la utilidad neta.

Luego a la utilidad neta debemos restarle la reserva legal o (CRO), este es el porcentaje que se destina para que la empresa tenga continuo crecimiento, como mínimo debe ser el 10%. Si tu empresa no tiene este valor no crecerá. Al resultado de esta operación le llamamos utilidad neta disponible, este es el valor que se reparte entre los accionistas de la compañía.

Por último tenemos las firmas del representante legal, del contador y la del revisor fiscal o auditor externo de la compañía.