El teletrabajo ha tomado importancia y últimamente es un tema cotidiano en las conversaciones de muchos debido a la pandemia del COVID -19, una enfermedad que ha tenido impactos sociales, económicos y culturales a nivel mundial.

Esta situación ha cambiado muchas costumbres nos ha volcado a unas rutinas diferentes. Por ejemplo, el trabajo cambió de modalidad presencial a la virtual, hoy en día estamos trabajando desde casa. 

Trabajar desde casa puede ser un fracaso si no estamos preparados para enfrentar los retos que se nos puedan presentar. Probablemente si estás leyendo esto, de un momento a otro en vez de salir a tu lugar de trabajo, te levantaste, te bañaste y te organizaste para que, en el mejor de los casos, puedas sentarte en la sala de tu casa a resolver tareas de tu ejercicio laboral. 

A continuación desarrollaré cómo se debe y cómo no se deben teletrabajar y cuáles son las estrategias de comunicación que recomiendo para que te mantengas en contacto con tus empleados. También te contaré acerca de las herramientas  digitales que muchas empresas utilizan para su gestión remota y hablaré acerca de las actitudes humanas que pueden generar que al teletrabajar en casa todo pueda salir mal.

No es justo que la forma en la que estés probando el teletrabajo esté conectada con un pánico mundial debido a asuntos que están fuera de tu control. Recuerda que está en nuestro completo control poner un granito de arena para que todo salga bien.

También es importante mencionar que  tanto para emprendedores como fundadores y ejecutivos de empresas, es mucho más difícil enfrentar los retos que conlleva teletrabajar, lo anterior se debe a que por ejemplo: los emprendedores vivimos con una agenda basada en reuniones, en calendarios, en comunicación constante con todo el equipo de trabajo y en motivar y ayudar a nuestro talento para ser más eficientes y trabajar mejor.

Recuerda cuando tu empresa cabía en una o dos habitaciones de una casa, cuando todos estaban cerca y las decisiones se tomaban demasiado rápido y de un momento a otro encontrarte con todo el espacio que ocupaba tu empresa totalmente vacío, sin tu talento humano. Sé que es muy difícil y también sé que existen una serie de principios que si los aplicamos como emprendedores o fundadores de empresa podemos no solamente sobrevivir, sino mejorar la cultura de nuestro trabajo remoto.

Sincrónico vs asincrónico, es el principio mediante el cual cuando tenemos una empresa y todos estamos viéndonos cara a cara estamos esperando respuestas ágiles y oportunas, en los entornos de trabajos presenciales, te acercas a una persona, le haces una pregunta e inmediatamente obtienes una respuesta, de esta manera se inicia un proceso y todo ocurre de una manera serial. Así funcionaba la empresa antes, pero en estos momentos, ¿cómo te estás comunicando con tus colaboradores?, te recomiendo que es ahora que debes comenzar a dimensionar que todos los procesos de tu empresa van a migrar a un mundo paralelo en el que debes estar ejecutando varias cosas al mismo tiempo, igual que tus empleados.

Cuando comiences a implementar el trabajo remoto en conjunto con todo tu equipo de trabajo lo sentirás como una manera más lenta de trabajar, sin embargo, cuando te acostumbras te darás cuenta que los resultados pueden muy eficientes.

Con la fuente de verdad, me refiero a que en muchas empresas está distribuida entre los diferentes ejecutivos, líderes o colaboradores, esto significa que para obtener una respuesta, solo debes alzar el teléfono y consultarle a la persona adecuada acerca de tu inquietud.

Comúnmente, la habilidad principal de los ejecutivos o líderes es conocer quién tiene la respuesta a una pregunta. Esta situación no es una buena forma de manejar una empresa remotamente, porque en un mundo asincrónico las respuestas no las recibirás de manera inmediata.  

Es por esto que necesitamos una sola fuente de verdad, esta es básicamente una base de conocimientos, a estas alturas deberíamos tener un sistema de comunicación en tiempo real no basado en correo electrónico. Las empresas que solo tienen correo electrónico no sobreviven a un mundo de trabajo remoto, la recomendación es que a la vez de tener como soporte el e-mail es importante que comencemos a comunicarnos con herramientas como: slack o discord. No les recomiendo utilizar whatsapp, allí muere la comunicación y se acaba la productividad.

Slack es un sistema caótico, sin embargo, es una buena fuente de interacción cultural e incluso puede ayudarnos en momentos de aislamiento social, tema implícito en el ejercicio del trabajo remoto, pero no puede ser tu base de datos de verdad. Te recomiendo para empezar la herramienta google docs, esta es una plataforma amable, cuenta con un fuerte sistema de permisos de edición distribuida y permite trabajo colaborativo, en cambio, si buscas un sistema profesional te recomiendo Notion, esta es mucho más simple y mucho más versátil para crear permisos, índices y una base de conocimientos poderosa.

Cuando se presenta la oportunidad de que todos los empleados estén trabajando remotamente es cuando deben estar más claros los valores y la misión de la compañía. Si tu equipo de trabajo no sabe mencionar la misión empresarial y los valores que son tu bandera, debes revisarlos, reorientarlos a lo que quieres como compañía y debes comunicarlos con tu equipo. Considero que así, tus colaboradores se apropiarán de estos elementos que son fundamentales para la labor que realizan diariamente.

Por ejemplo, el valor Núcleo de Speciality Coffee College es que nuestra educación es híbrida, nómada y eterna, si estos principios no los tiene claro el equipo de trabajo, no podríamos avanzar al ritmo que lo hacemos. Lo mismo pasa con nuestra misión, la cual  es cambiar la economía para 1 millón de caficultores en Latinoamérica; a través de formar las generaciones venideras de emprendedores, empresarios, hijos de Caficultores, profesionales, freelancers, en resumen, trabajar en pro de procurar e inspirar en ellos que sean, seres humanos increíbles que saben consumir y crear contenidos de valor para hacer crecer la industria.

No crear ciudadanos de segunda clase significa darle su lugar y las herramientas de trabajo a cada empleado. Cuando somos empredendores es muy probable que trabajemos más con las personas que tenemos a nuestra disposición en el lugar de trabajo a comparación de las personas que trabajan de manera remota, esto hace que creemos ciudadanos de segunda clase.

Por ejemplo, si en una reunión de 20 personas, 5 que están en la oficina se reúnen desde un mismo equipo por falta de estos, se puede dar que mientras el micrófono del computador está silenciado, las personas estén charlando o haciendo chistes y totalmente desconcertados de la reunión central.

En conclusión, si una sola persona esta en remoto, cada uno de los integrantes de la empresa deben estar conectados desde su propio equipo. Asó evitamos el caos y tendremos reuniones eficientes. Recuerda no discriminar, no aportes en la creación de ciudadanos de segunda clase.

La escritura efectiva no es algo necesario, es obligatorio. Por lo tanto te recomendaré algunos tips:

– Resumir y resumir (máximo 30 palabras por frase), aprende comunicarte asertivamente, incluyendo los datos necesarios para el que te escucha. Así no gastas a tu equipo y comunicarás lo necesario
– Datos > adjetivos (aprende enviar menos adjetivos y más datos), en vez de escribir “ahora todo es mucho más veloz y vender es más genial” di los números “ahora carga 100 segundos más rápido y aumento un 15% las ventas”. Acaba con el delirio de vendedor de autos que llevas dentro “muchísimos” “significativamente” “un montón” “fantástico” “gran triunfo de”
– Nuca envíes el primer escrito que hiciste, siempre vuelve a leer y resume para disminuir el margen de fracaso y así lograrás una comunicación efectiva.
– Responde de manera asertiva (si, no, datos, no sé, te respondo en XX fecha).